Вопросами повышения роли цифровых технологий озабочены не только административные круги, но и представители реального сектора бизнеса. Автоматизация и перевод цифровую основу уже показал свою эффективность. Внедрение ERP системы в процессы не только ускоряет все задействованные циклы и снижает влияние человеческого фактора, но и уменьшает операционные расходы. Искусственный интеллект, который не устает и не ошибается, еще и не требует зарплату, выполняя роль целого ряда сотрудников.
Удачный выбор BI-системы, основанный на оптимальной для страны и направления деятельности законодательной базе, — это оптимизация ресурсов и новые перспективы для бизнеса.
Что такое автоматизация бизнеса
У автоматизации бизнеса два основных направления — технологическое, то есть оснащение производственных площадей автоматикой и роботами, и административное. И если в первом случае речь идет только о промышленности и реальном производстве массового выпуска, то во втором — о любом бизнесе и направлении деятельности.
В автоматизации и внедрении цифровых процессов нуждаются любые учреждения — учебные и медицинские, бытового обслуживания и технологической разработки, научные и статистические. Именно поэтому разработка систем автоматизации бизнеса, настройка и поддержание работоспособности сами по себе являются востребованной услугой на IT-рынке.
Эксперты по автоматизации настаивают, что внедрение системы искусственным интеллектом способно принести реальную пользу предприятию с любым уровнем оборотов и в любой сфере. Главное — предварительно провести аудит и оценить перспективы той или иной системы.
Если для индивидуального предпринимателя со штатом в 3-4 сотрудника достаточно перевести на автоматическую основу расчет заработной платы и общей доходности, а также передачу сведений в налоговые и контролирующие органы, то для крупного производства или инженерной группы перспективных направлений намного больше.
Автоматическая система может полностью настроить работу крупного концерна, систематизировав не только документооборот, но и субординацию между взаимодействующими группами. Установка такой системы и ознакомление с ней всех сотрудников избавит от простоев, конфликтов и человеческих ошибок.
Актуальные направления автоматизации
Перед установкой системы автоматизации эксперты рекомендуют провести полный аудит. Это необходимо, чтобы выбрать оптимальный пакет, соответствующий задачам, сфере деятельность и формату предприятия. От вывода зависит, какие компоненты системы будут предложены для конкретной организации.
Актуальные направления:
автоматизация бюджетирования предприятия — цифровая модель финансовых потоков компании;
управление производством — отображение взаимодействия производственных групп;
логистика и складирование — отслеживание заполняемости складских запасов, расходных материалов и готовой продукции;
управление персоналом — контроль занятости сотрудников, ведение личных дел и формирование смет на выплаты и поощрения;
налоговый учет и контроль безопасности — формирование реестров и передача сведений в соответствующие органы или исполнителям;
взаимоотношения с клиентами и реклама — автоматизация промоакций, сбор статистики об эффективности маркетинговых приемов, ведение клиентских карт.
Любые действия автоматики основаны на загруженных в нее базах данных и прописанном алгоритме. Последний основан на типовых решениях (актуальной законодательной базе) и прописанных для конкретной организации формулах. Бюджетные организации и учреждения со схожими внутренними процессами могут пользоваться готовыми решениями, — владелец продуктового склада в Казахстане просто покупает пакет, предусматривающий автоматизацию логистики и складской деятельности с актуальными для своей страны налоговыми ставками и коэффициентами.
Для уникализации формул в типовых решениях предусмотрены возможности настройки, — учета собственных вводных и даже расчета этих коэффициентов на основе полученной ранее информации.
ПО для автоматизации в бизнесе
Программные пакеты предусматривают не только установку программ, но и распределение ролей и доступов для отдельных групп. Если речь идет о проектном бюро, доступы могут быть разделены еще и на узлы — библиотекой с решениями по конкретному узлу смогут пользоваться только участники одной группы и вышестоящие звенья.
Участники параллельных групп по желанию руководителя предприятия могут не видеть работу друг друга, Зато их деятельность в наглядном виде отражается не только у контролирующей команды, но и начальства, — оно может рассмотреть эффективность, тут же внести коррективы и дать новые поручения, а также передать сведения на другую ветвь автоматизации, — например, в управление бюджетированием.
В соответствии с полученным приказом автоматика даже без помощи и участия человека указанным лицам выпишет премию, которая и будет выплачена в день, заложенный для начисления зарплат. В такой схеме места ошибкам нет, — ни один документ не может быть утерян или неправильно понят, — при некорректной команде система сообщит ответственному за это направление лицу о сбое и потребует изменения в данных.
При установке пакета автоматизации предприниматель оплачивает комплекс или входящие компоненты. Рекомендации, как именно поступить в конкретном случае, дает проводящий аудит менеджер. Проверить стоит только условия покупки, — будет приобретение вечным или внесенные суммы являются абонентской платой на определенный период, придется покупать обновления или они будут устанавливаться автоматически, нужно для поддержания работоспособности выделять в штате единицу или устанавливающая проект компания берет сервисное обслуживания на себя.
Роль SAP business objects
Начинать автоматизацию процессов эксперты рекомендуют с внедрения SAP BI (SAP Business Objects). Это общий интерфейс управления — простой и доступный, не требующий от участников технической подкованности и фундаментальных знаний. Систему хранения и обработки корпоративной информации можно сравнить с библиотекой, в которой по полочкам разложены все документы и источники, использующиеся конкретной организацией. К ней, в зависимости от задач, получают доступ рядовые сотрудники, управленческий блок или бухгалтерия, дополнительно предусмотрены ограничения доступов.
По сути руководитель предприятия получает весь архив, и не только собственный, в цифровом варианте. При этом пополнение библиотеки, обмен данными и сведение в статистические отчеты или общие базы данных занимает считанные минуты.
Business intelligence предусматривают внедрение не только собственных элементов интерфейса, разработанных для конкретного предприятия, но и синхронизацию с самыми популярными программными пакетами — MS Office, 1С.
Чтобы вывести данные в удобный для чтения контрагентами вид, достаточно выбрать форму представления документа — электронный вариант в общераспространенном формате или печатный вид. При взаимоотношении с контрагентами из разных стран и регионов SAP business objects — возможность говорить на одном языке и быстрее понимать друг-друга, не тратя время на попытку разобраться в принятых на конкретном предприятии форматах.
Лучшие BI-системы рынка СНГ
Разработкой BI-систем занимаются практически все крупные международные и локальные IT-корпорации. В первую тройку на территории СНГ входят Power BI от Microsoft, Klipfolio от канадской Klipfolio Inc. и созданная шведским разработчиком QlikView. У каждого из вариантов есть свои плюсы.
QlikView считается самой гибкой. При изменении данных в одной таблице система автоматически вносит коррективы во все взаимосвязанные реестры. В программе заложены даже инструменты очистки баз данных, функция, которая является и главным плюсом, и проблемой, если доступы к базе и управлению были распределены неразумно.
Облачная Klipfolio меняет данные в формате real-time, то есть ей даже не надо ждать, когда нужная группа пользователей авторизируется и прогрузит обновления. Она же считается и самой простой в управлении. Плюсом системы является быстрое и беспроблемное подключение любых внешних устройство от мобильных девайсов до проекционной техники ландшафтных масштабов.
Установка Power BI от Microsoft — рациональный шаг, потому что самый популярный в мире разработчик ориентируется на свои продукты и активно поддерживает интеграцию именно с ними. Шансов, что созданные форматы презентаций или отчетов не запустятся у партнера, просто нет, — у него наверняка стоят те же самые программные продукты.
Выбирая BI-систему можно ориентироваться не только на общую популярность, но и на использование в своем круге. Имея одинаковые интерфейсы, проще обмениваться данными. Некоторые рекомендации может дать и проводящий аудит эксперт от продающей пакет компании.
Готовые решения и разработка
Гибкость системы имеет значение при уникальном профиле бизнеса. Типовым организациям проще и выгоднее пользоваться готовыми решениями от популярных производителей — программами, которые уже не только опробованы на практике, но и многократно доработаны.
Это в полной мере относится к предприятиям бюджетной сферы (медицины, образования, социального обеспечения) и торговли. Крупные разработчики не только рассортируют блоки по уровням доступа, чтобы персоналу не пришлось путаться в объеме, но и предоставят учебные материалы. При необходимости сотрудников можно записать на соответствующие курсы.
Необычный профиль работы требует таких же решений. — в этом случае стоит выбрать гибкую систему, которая позволяет добавлять собственные программные продукты, дорабатывать и перенастраивать. В любом случае вряд ли в объеме существующих решений не найдется системы, которая удовлетворила бы всем требованиям руководителя.